Que fait une hôtesse évènementielle ?

Une hôtesse évènementielle représente le service et l’hospitalité globale du personnel de l’entreprise. C’est un métier important; si l’hôtesse sait comment donner l’impression que les gens se soucient vraiment d’eux, elle peut devenir le plus grand atout d’une entreprise en un rien de temps. Le travail de l’hôtesse consiste à s’assurer que les invités soient à l’aise et tenues informées de l’état de leurs commandes ou des temps d’attente.

Les hôtesses doivent être polie, amicale et calme. Elles doivent s’habiller différemment du reste du personnel pour s’assurer qu’elles soient facilement reconnaissables si un client a besoin de services. Le niveau de formalité auquel un hôte ou une hôtesse doit adhérer peut varier selon le type de restaurant dans lequel il travaille. Bien que les tâches d’une hôtesse puissent différer quelque peu, les bases de leur poste sont les suivantes.

Planification préliminaire

Une hôtesse compétente jouera un rôle dans la planification de la fête et, dans certains cas, elle peut gérer tout ce qui est impliqué, y compris le choix de la date, du lieu, du menu et bien sûr des invités. Elle devrait également dresser une liste de ce qui doit être fait à l’avance et de ce qui doit être laissé jusqu’au jour de la fête, y compris la préparation des aliments de dernière minute et l’agencement des meubles. Une bonne hôtesse sait aussi quand appeler des renforts et comment choisir les personnes qui feront le nécessaire, qu’il s’agisse de traiteurs professionnels ou simplement d’amis qui proposent de donner un coup de main.

Préparez le terrain

Une hôtesse doit arriver assez tôt sur le lieu de la fête pour s’assurer que tout est en place et prêt à partir. Elle devrait apporter sa liste avec elle (et la vérifier deux fois), afin de ne rien oublier dans la confusion de la mise en place d’avant-party. À un moment donné, elle devra se retirer pour s’habiller et retoucher ses cheveux et son maquillage si nécessaire, mais elle ne devrait le faire que lorsque tout le reste est prêt.

Une hôtesse doit être dans la salle pendant toute le déroulement de l’évènement. Cela signifie rencontrer les invités lorsqu’ils franchissent la porte, se présenter à chaque invité, puis faciliter les présentations aux autres invités, et se déplacer dans la pièce, en accordant une attention particulière aux invités qui ne connaissent pas la plupart des autres participants. Elle doit également informer brièvement les invités de l’emplacement des boissons, des hors-d’œuvre, de la salle de bain, etc.

Superviser la nourriture et les boissons

Même si les traiteurs sont responsables du menu, l’hôtesse doit toujours garder un œil sur la table pour s’assurer que la nourriture et les boissons sont abondantes. Elle devra peut-être rappeler aux serveurs de remplir les plateaux, d’ajouter des garnitures, de rafraîchir les condiments, etc.

Facilitez les jeux et les activités

Parfois, les invités de la fête hésitent un peu à se joindre aux divertissements et aux jeux, et c’est là qu’une hôtesse peut commencer la fête. Elle devra peut-être mettre les invités en groupes, assigner des paires et expliquer les règles ou les instructions des jeux ou des activités. Une fois que les activités sont en cours, l’hôtesse doit continuer l’action autant que possible.

Enfin, une hôtesse efficace s’acquittera de toutes les tâches ci-dessus avec une grâce élégante, traitant chaque invité (même le plus odieux) avec politesse et considération et s’assurant que tout le monde est pris en charge tout au long de la nuit. Pour trouver un tel profil, il est conseillé de recourir à une agence hôtesse évènementiel.